Medlemmene av ØVT inviteres hvert år til årsmøte i løpet av de første månedene av året.
Dette er tradisjon for å avholdes på Asker Museum.
Innkallingene innholdet normalt en årsrapport inkludert budsjett for året og regnskap for fjoråret samt balanseoppstilling fra siste årsskifte.
Et medlem kan gi et annet medlem eller en myndig person fra egen husstand skriftlig fullmakt til å møte for seg. Ingen kan møte med mer enn en fullmakt.